Papíry, tabulky, kartotéky, 10 různých systémů… Typický scénář pro mnoho firem, nejen ve sféře sociálních služeb. Když pomáháte lidem, je pro vás důležitější činnost jako taková a efektivita nebo digitalizace procesů jdou stranou.
To ale nebyl případ organizace Diakonie Betlém – jednoho z nejvýznamnějších poskytovatelů sociálních služeb v ČR. Pomáhají dětem, dospělým, seniorům i lidem v různých životních krizích, aby mohli žít plnohodnotně, naplno a srovnatelně se svými vrstevníky.
„Dlouho jsme si hráli s myšlenkou vylepšit naše procesy (…), ale nevěděli jsme, kudy do toho.”
(Celou videorecenzi najdete níže pod článkem.)
I přesto (nebo možná právě proto), že je jejich práce náročná, se rozhodli, že ji chtějí dělat lépe. Efektivněji. S větším dopadem. A my měli obrovskou radost, že o pomoc požádali právě nás a rozhodli se své služby posunout zase o pár stupňů výš.
První kroky na cestě k digitalizaci
„Oslovil mě pan Vostřák (ekonom Diakonie), že je dlouhodobě trápí stav digitalizace jejich organizace. Plno papírových procesů a ruční práce. Zároveň se jim jejich stávající informační systém už nedaří aktualizovat a udržovat a v podstatě je brzdí v rozvoji jejich organizace.
Byla z nich cítit chuť věci měnit a posouvat. Zároveň ale vlastně nevěděli, jak správně na to a kde začít. Během jedné hodinové schůzky jsem vysvětlil, jak bych jim mohl pomoci a že digitalizace není raketová věda. Hned jsem pocítil to nadšení.”
Na nic jsme nečekali a hned jsme se pustili do práce na Digitální strategii. Spolupráce začala vyplněním auditu zákazníka, díky kterému získáváme informace o situaci v organizaci a můžeme se zaměřit na konkrétní body a slabé články procesů. Vyplnění má v plné režii klient, abychom ho neovlivňovali třeba během stanovování cílů nebo očekávání od spolupráce.
Tento audit jsme nabídli Diakonii a poté, co byl hotov, jsme ho společně prošli na online schůzce. Cílem této schůzky je zmapování všech procesů ve firmě od A do Z; kde celý proces začíná a kde končí, jak dneska řeší určité věci, co je trápí…
Digitální plán během jedné schůzky? Proč ne.
Když objevíme v rámci digitalizace prostor pro zlepšení, hned v rámci schůzky navrhneme řešení, jak to dělat lépe, a většinou k tomu přiložíme i nějakou ukázku z praxe. Neradi plýtváme časem a financemi na zbytečně rozsáhlé úvahy nebo složité grafy. Snažíme se o maximální přehlednost a praktičnost. Toho dosahujeme hlavně díky naší databázi nástrojů nebo sadě připravených aplikací, které často stačí upravit na míru dle potřeb klienta.
„Já jsem si opravdu nedokázal představit, jakým způsobem se dá organizace popsat v přehledném grafu nebo náčrtu. A byl pro mě obrovský šok, že jsme během dvouhodinového online rozhovoru došli k výsledku, který byl přesný, přehledný a ihned použitelný.”
Digitální strategie
A protože nadšení na obou stranách se stále stupňovalo, pokračovali jsme dál vytvořením digitální strategie. V tomto dokumentu popisujeme, co jsme zjistili, kde jsou slabá místa, co potřebujeme vyřešit atd. Zároveň navrhujeme i možné digitální produkty a nabízíme porovnání. A díky tomu, že se po celou dobu spolupráce vzájemně poznáváme, jsme schopni doporučit další kroky a nástroje doopravdy na míru.
Kompletní digitální strategie, včetně auditu a schůzky, je koncipována jako samostatná služba a slouží jako podklad pro kohokoliv, kdo bude firmě pomáhat s digitalizací. Vše, co odevzdáme, patří klientovi. Netvoříme tak žádný závazek k naší službě.
S čím jsme Diakonii pomohli a co se změnilo?
- Definovat aktuální stav a potřeby organizace
- Zmapovat stávající procesy, nástroje a zdroje
- Stanovit digitalizační cíle
- Vybrat vhodné digitální nástroje
- …
A to vše jsme společně zvládli v rámci jednotek hodin. Během té doby se Diakonie zvládla přeorientovat z excelovského řízení do digitálního světa.
„To, co se nám mnoho let zdálo jako neřešitelný problém – skončit s naším excelovým řízením organizace a přejít na nový systém – se najednou stalo reálným.”
Co v Diakonii oceňují na naší spolupráci?
Otevřenost a flexibilita. To jsou první slova, která se panu Vostřákovi vybavila v souvislosti s hodnocením naší spolupráce. Co dalšího ji podle něj vystihovalo?
„Jsem nadšený z toho, že jste velmi flexibilní, máte nástroje, které zlepšují a podporují komunikaci, pracovali jsme v systému, který byl přístupný pro všechny z nás a výsledek se nám rýsoval před očima, nebylo to žádné mluvení do prázdna.”
Další kroky k digitalizaci
Poté, co jsme vytvořili digitální strategii, Diakonie měla před sebou reálné postupy, které mohla hned uvést do praxe. A protože byla Diakonie s naší službou spokojená a nás práce na digitalizaci jejich organizace opravdu bavila, pokračujeme společně dál. Teď nás čeká společná práce na implementaci nových nástrojů a naplňování jejich digitální strategie.
Doufáme, že se díky digitalizaci bude Diakonii dařit pomáhat lidem víc než kdy dřív. Věříme, že je zbavíme rutinních a administrativních činností, které je brzdí v jejich činnosti.
Těšíme se, že se budeme dál potkávat během naší (snad dlouholeté) spolupráce.
Děkujeme za důvěru a za to, co děláte!
