Rozvoj neberou jen jako službu svým klientům. Je součástí celého týmu. To přivedlo Mindset Mentors k nám – hledali možnosti, jak se pomocí automatizací dál rozvíjet, zlepšit své služby a zefektivnit práci na jejich každodenních činnostech. Jak probíhala spolupráce, co všechno jsme v rámci ní vytvořili, jaká byla reakce klienta nebo na čem jsme se zasekli?
Co všechno lze automatizovat nejen v back office?
Z takových zpráv máme samozřejmě radost. O to víc, když záměrem firmy je růst a dodávání kvalitnějších služeb – zrovna pro Šimona Steffala, zakladatele firmy Mindset Mentors, to není jen prázdná fráze, jako tomu už dnes často bývá.
Když Šimon ve zprávě mluvil o nápadech, přáních a tužbách, nenapadlo nás, že budou tak konkrétní. Většina klientů přichází s poměrně nejasnou představou ohledně digitalizace a automatizací, takže na začátku vždy probíhají jakési „zasvěcovací hovory“, kde s klienty mapujeme jejich procesy a pomáháme jim přijít na to, kde by pro ně automatizace mohla mít největší přínos.
Šimon ale věděl naprosto přesně, co chce, což je vždycky velké plus jak pro klienta, tak pro nás. S jeho kolegyní Renátou Rápovou jsme ale i přesto zanalyzovali firemní procesy a vše si interaktivně zakreslili do Miro board. Během toho jsme společně vymýšleli a plánovali budoucí automatizace.
Hned potom jsme začali pracovat na automatizačních scénářích pro:
- prodej produktu a zpracování poptávek z webu,
- ukládání dat do CRM,
- odesílání e-booku e-mailem,
- přihlašování uživatele do newsletteru
- nebo odesílání děkovného e-mailu pro zákazníka/čtenáře.
Co všechno lze automatizovat nejen v back office?
Když jsme řešili automatizaci zpracování objednávek z jejich e-shopu, nastal první zádrhel. E-shop, který Mindset Mentors měli, nepodporoval funkce, které jsme potřebovali. Problém byl např. se zadáváním variant produktů, nebylo možné přidat k produktům metadata apod., což bylo pro vytvoření automatizace a fungujícího byznysu stěžejní.
Dodavatel, který jim e-shop zařizoval a spravoval, neuměl tyto funkce přidat. S dodavatelem jsme jménem klienta komunikovali a řešili jsme za klienta věci, které by ho zdržovaly nebo šly úplně mimo něj. Třetí straně jsme specifikovali potřeby našeho klienta, hlásili jsme bugy a chyby a řešili veškerou komunikaci.
Komunikovali jsme tak, aniž bychom dělali za Mindset Mentors nějaká důležitá rozhodnutí. K tomu jsme je vždy přizvali a řešili jsme daný problém všechny tři strany společně. Byli jsme tedy jen takový prostředník a katalyzátor technických problémů.
Na vývoji a údržbě e-shopu stále pracujeme a staráme se o to, aby před jeho plným spuštěním bylo vše bez jediné chybičky.
Automatizace back office a marketingu
Ostatní zadání a automatizace už jsme zvládli bez větších komplikací. Propojili jsme proces získávání objednávek s databází, kterou má klient v Notionu. Zautomatizovali jsme ukládání dat o produktech, klientech a nákupu jako takovém, posílání e-mailů souvisejících s objednávkou atd.
Dále jsme se zaměřili na automatizaci marketingových aktivit, např. na přihlašování k newsletteru. Nyní se po přihlášení automaticky odesílá děkovný e-mail a data o přihlášeném uživateli se ukládají opět do databáze, kde může marketingový tým Mindset Mentors mimo jiné vyhodnocovat úspěšnost jejich marketingových aktivit.
Komunikace během spolupráce
Většinu času jsme komunikovali s Renátou Rápovou, partnerem a community manažerem v Mindset Mentors. Spolupráce se nesla v neformálním a přátelském duchu. Většinu času jsme komunikovali asynchronně přes Google Chat, když bylo potřeba, domluvili jsme si schůzku, kde jsme řešili rozhodnutí ohledně firemních procesů nebo technologií. Renáta nám potom sepsala i podrobnou referenci (níže), za kterou moc děkujeme!
Co o spolupráci řekl náš klient?
„Věděli jsme, že se chceme posunout a jít cestou automatizací. Working smarter, not harder. Naše volba padla na DigiApp, protože jsme sledovali Adama. Jeho tvorba na LinkedIn nás oslovila a přiměla nás jednat.
Vaše služby nám zjednodušily interní procesy. (…) Mně osobně spolupráce dala i nový pohled na digitalizaci a automatizaci. Více přemýšlet nad procesy, činnostmi, které denně opakuji, nad propojením různých nástrojů.
Komunikaci hodnotím 11 z 10. 🌟🌟🌟🌟🌟 Opravdu. Shrnu to jako přátelské, profesionální a extrémně rychlé. Přátelské, protože nejsem technicky zdatná, ale veškeré úkony jsme zvládli společně. Profesionální a otevřená komunikace. Vždy jsme věděli, jaký je plán, kolik to bude stát, a během projektu jsme byli informováni o průběhu a aktuálních potřebách. Jsem vděčná za vstřícnost k mým dotazům a změnám, které byly vždy přijaty kladně. Reakční doba Štefana byla blesková, připomínala superhrdinské schopnosti! I když jsme se setkali s komplikacemi od třetí strany a nebyli jsme nejsnadnější klient, DigiApp pro nás vždy našel čas. Velké díky za vše!
Službu bychom rozhodně doporučili ostatním. Především díky vynikající komunikaci a proklientskému přístupu, který velmi oceňuji a nepovažuji za běžný.“
Renáta Rápová
Partner, Mindset Mentors
Díky vzájemné spokojenosti se službou i automatizacemi pokračujeme ve spolupráci i dnes. Aktuálně se Mindset Mentors staráme o již vytvořené automatizace a společně vymýšlíme, jak můžou své podnikání posouvat dál.
