Vaše podnikání roste, přibývají zakázky, vyděláváte peníze… ale taky se komplikují procesy, ubývají vám kapacity a všechno se tak nějak ztěžuje. Nevíte, kde vám hlava stojí, neopouští vás pocit, že jste na něco zapomněli, a váš kalendář je plný k prasknutí.
Přesně v této situaci byla Petra Ungrová – zkušená účetní, která se specializuje na zpracování účetnictví. S podporou jednoho až dvou spolupracovníků vede Petra zavedenou firmu accurata s.r.o., která nabízí kvalitní účetní služby a díky tomu má stabilní přísun zakázek.
Jak firmě accurata pomohla digitalizace ven z této situace? Jaké konkrétní řešení jsme zvolili a jak jsme postupovali? Který proces dělal Petře největší vrásky? A proč je skvělou inspirací pro ostatní podnikatele? Nejen to se dočtete v této případové studii.
“Neobvyklý” začátek spolupráce
„Od začátku bylo jasné, že Petra není běžný klient, který se teprve seznamuje se světem digitalizace a neví, co čekat. Naopak, moderní technologie byly už v té době přirozenou součástí práce její firmy, což vždycky vítáme.“
Petra používala účetní software Pohoda, hostovaný v cloudu u iPodniku. Pro vytěžování dokladů zvolila nástroj Digitoo a pro komunikaci a úkoly Office 365. Má za sebou školení v Digiskills na Office, Power Automate a další technologie a absolvovala Digital Leadership Masterclass u Filipa Dřímalky.
Největší výzva, kterou jsme řešili
I přesto, že firma neměla žádné marketingové aktivity, Petry pracovní kalendář praskal ve švech a poptávek přibývalo. Situace se začala pomalu ale jistě vymykat kontrole. Petra věděla, že potřebuje:
- získat větší přehled nad zakázkami, jejich stavem a klíčovými termíny,
- vytvořit kontrolní mechanismus, aby na nic nezapomněla,
- lépe pracovat s časovým vytížením, zejména ve vypjatých obdobích (tedy např. před 25. dnem v měsíci, kdy se zpracovává DPH),
- připravit firmu na růst a vytvořit flexibilní systém, který umožní snadné zapojení nových lidí a který bude držet krok s růstem firmy.
Petra už měla z praxe i školení zkušenosti s automatizací. Potřebovala ale získat nadhled a expertní pohled na problém, kterému čelila. Společně jsme tedy začali vymýšlet strategický plán a dávat dohromady jasné kroky k jeho realizaci.
Začínáme pracovat
Jako první krok v rámci spolupráce jsme naplánovali detailní konzultační workshop. Během několika hodin jsme pomocí procesních map rozkreslili celý její byznys a rozebrali ho do posledního procesu a té nejmenší aktivity. Cílem bylo identifikovat „slabá místa“, duplicity v procesech a oblasti, kde bychom mohli Petře ušetřit čas automatizací.
Co jsme zjistili a na čem budeme stavět
V rámci workshopu jsme zjistili, že nejdůležitější bod a nejpalčivější problém celé firmy je řízení zakázek. Tento proces získal největší prioritu v dalším plánování. Petra potřebovala systém, ve kterém by nejen spravovala klienty a služby, ale zároveň by v něm jasně viděla, co je hotové, kde chybí podklady a jaké úkoly ji čekají. Systém musel být flexibilní, jednoduchý, cenově dostupný a snadno přizpůsobitelný jejím potřebám a růstu podnikání.
Testování nástrojů
Společně jsme testovali několik řešení; od specializovaných nástrojů na projektové řízení, jako je Freelo, až po low-code/no-code platformy.
Petra se nakonec rozhodla pro Tabidoo – českou low-code platformu, která splnila požadavky na flexibilitu a cenovou dostupnost. Právě Tabidoo je nejčastější volbou našich klientů díky těmto zmíněným výhodám. Další výhody jsou třeba:
- plná přizpůsobitelnost pro účetní agendu,
- možnost snadného přidání nových kolegů bez složitého zaučování,
- automatizované sledování úkolů a termínů.
Výsledky – co spolupráce klientovi přinesla
Na základě výběru, mapování procesů a dalších informací o firmě accurata jsme pro Petru vytvořili v Tabidoo aplikaci na míru. Postupně ji ladíme tak, aby přesně odpovídala jejím aktuálním potřebám, zavádíme nové funkce na základě jejích i našich nápadu atd.
S novým, přehledným systémem pro řízení zakázek a klientské agendy nyní firma:
- šetří čas díky automatizovanému sledování úkolů a termínů,
- je připravena na růst – nový kolega se může jednoduše zapojit do systému,
- má jasný přehled nad pracovní náplní, což eliminuje zbytečný stres.
Petra díky tomu:
- dokáže lépe plánovat svůj čas,
- není přehlcena úkoly a povinnostmi,
- netříští pozornost mezi spoustou aktivit a rutinních činností,
- má možnost rozšířit svůj tým bez složitých procesních změn.
Závěr – proč a jak být jako Petra?
Ze spolupráce s firmou accurata máme obrovskou radost. Načerpali jsme tu totiž (mimo jiné) také inspiraci. Petra je skvělý příklad účetní profesionálky, která rozumí významu digitalizace a automatizace. Narozdíl od mnoha účetních kanceláří, které stále spoléhají na ruční zpracování dat, se Petra rozhodla přijmout výhody moderních technologií, naplno je využít a přizpůsobit tak svou firmu růstu i jejím vlastním potřebám.
Touto případovou studií bychom chtěli ukázat podnikatelům, že správně nastavené firemní procesy, využití digitálních nástrojů i otevřený mindset je investice, která se vyplácí. Díky ní a tomu, co vám přinese, se můžete soustředit na to nejdůležitější – na kvalitní práci pro své klienty a svůj osobní život.
„Hledala jsem způsob, jak efektivně spravovat data o klientech a jejich úkolech. Spolupráce mi pomohla nejen ujasnit si strukturu služeb, ale také efektivněji plánovat práci, což mi ušetří čas při obsluze více než 60 klientů.
Velmi mi vyhovoval přístup – mohla jsem nahlas promýšlet možnosti, dostala jsem konstruktivní zpětnou vazbu a reálné návrhy řešení. Profesionální a věcná komunikace byla pro mě velkým přínosem. Rozhodně doporučuji a těším se na další spolupráci.“
Petra Ungrová
Účetní, zakladatelka accurata s.r.o.