Proč začít digitalizaci právě elektronickým podpisem?
Když se řekne digitalizace firmy, většina majitelů si představí měsíce práce, náročné IT projekty a nejistý výsledek. Ale realita je jiná: nejrychlejší cestou k efektivitě je zavedení digitálního podepisování dokumentů.
Je to jednoduchý krok, který firmě přinese okamžitou úsporu času, méně chyb a spokojenější zákazníky. Navíc ho zvládnete sami, bez externího dodavatele nebo IT integrace.
Co je digitální podepisování a jak funguje?
Digitální nebo elektronický podpis umožňuje podepisovat smlouvy, objednávky nebo interní dokumenty online, z jakéhokoli zařízení – mobil, tablet, počítač.
Proces v praxi:
- Nahrajete dokument (např. smlouvu)
- Zadáte e-mail a telefon protistrany
- Ta klikne na odkaz a podepíše – prstem na mobilu, myší nebo kliknutím
- Obě strany obdrží podepsaný PDF dokument s časovým razítkem
⏱️ Celý proces trvá méně než 2 minuty a je právně platný podle evropské legislativy (eIDAS).
👨💻 Jak digitální podepisování používám já (v praxi)
Mluvím o tom, protože to denně používám – ve svém podnikání, v týmu i se zákazníky. A upřímně – nevím, proč to tak nedělají všichni.
Když potřebuji, aby klient podepsal NDA nebo objednávku:
- Připravím dokument (mám šablonu)
- Zadám jeho e-mail
- Odesílám k podpisu přes nástroj (já používám DigiSign)
Klient obdrží e-mail, klikne na odkaz, podepíše prstem na mobilu nebo myší – a máme hotovo. Oba dostaneme kopii s časovým razítkem, právně platnou.
🕑 Celý proces trvá do 2 minut. Není potřeba žádné volání, tisk, skenování ani vysvětlování.
📹 Chcete vidět, jak to vypadá? Tady je video, kde ukazuju celý postup krok za krokem:
5 konkrétních přínosů elektronického podepisování ve firmě
1. 🔌 Nezávislost na jiných systémech
Nepotřebujete ERP, CRM ani žádnou technickou integraci. Elektronické podepisování funguje samostatně a ihned.
2. 🙋 Minimální odpor lidí
Proces je intuitivní, přirozený – nevyžaduje žádné školení ani změnu návyků. Stejně, jako když vám dopravce předává balíček z vašeho oblíbeného eshopu.
3. ⚡ Okamžitá úspora času
Podepsání dokumentu místo 2 dnů trvá 2 minuty. Tím zrychlíte schvalování, fakturaci i dodávky.
4. ✅ Právní jistota
Elektronické podpisy jsou legálně platné, auditovatelné a bezpečně archivované. Pokud někdo říká opak, propojte nás a já to s ním proberu 😉
5. ✨ Lepší dojem u zákazníků
Zákazník nemusí nic tisknout ani skenovat. Vaše firma působí moderně, efektivně a profesionálně.
Kde firmám elektronické podepisování nejvíce pomáhá?
Na základě desítek implementací ve firmách doporučuji začít v těchto oblastech:
Oblast | Výhoda:
NDA s klienty a partnery | Namísto čekání dny máte podepsáno do 5 minut
Objednávky a smlouvy | Zrychlení obchodního procesu, dřívější fakturace
HR dokumenty | Pracovní smlouvy, dodatky, dohody – přehledně a bez papíru
Servisní protokoly v terénu | Podpis rovnou u zákazníka, třeba na tabletu
Schvalování rozpočtů | Rychlé rozhodování bez e-mailového ping-pongu
Reálné výsledky z firem
Tady jsou konkrétní dopady z praxe firem, kde jsme elektronické podepisování zavedli:
Úspora času | Klient snížil dobu podpisu zakázky z 3 dnů na 30 minut
Méně chyb | Konec verzí “final_final2_skutečně”
Lepší cashflow | Rychlejší podpis = rychlejší fakturace
Spokojení zákazníci | Jednoduchost a rychlost zvyšuje důvěru i retenci
Bezpečnost a dohledatelnost | Archivace, právní platnost, auditní stopy
Nečekáte na jednatele | Podepisuje odkudkoliv – z dovolené, z auta, večer z mobilu
🤔 Obavy? Právě pro vás je to ideální první krok
„Naši lidi na to nejsou připravení…“ – slyším často. Ale právě proto doporučuji začít právě elektronickým podpisem.
✅ Nezasahujete do hlavních procesů
✅ Nevyžaduje to školení
✅ Funguje to hned
Po prvních úspěšných zkušenostech je tým otevřenější dalším krokům digitalizace.
🔧 Jak začít s digitálním podepisováním?
- Vyberte nástroj – doporučuji třeba Signi, DigiSign, DocuSign (odkaz na nástroje u mě na webu)
- Začněte jedním dokumentem – třeba NDA nebo smlouva o spolupráci
- Vytvořte šablonu – často používaný dokument si připravte předem
- Otestujte interně – ověřte si postup, získejte zpětnou vazbu
- Dejte návod týmu – krátký interní postup stačí
📩 Pokud si chcete celý proces ulehčit, ozvěte se. Pomohu vám to nastavit krok za krokem.
🗣️ Shrnutí: Rychlejší podpis = rychlejší byznys
Zavedení elektronického podepisování není IT projekt. Je to rychlé rozhodnutí s okamžitým dopadem.
👉 Chcete vidět, jak to funguje v praxi?
Pošlu vám ukázku nebo přímo nastavím první šablonu – napište mi.
🚀 Chcete začít s digitalizací vaší firmy, ale nevíte přesně jak?
👉 Zarezervujte si nezávaznou konzultaci. Probereme vaši situaci, potřeby a navrhnu vám konkrétní další krok. Bez tlaku, bez závazků, srozumitelně.
