Každý zakladatel firmy ten pocit zná. Na začátku je euforie: objednávky se hrnou, tržby rostou. Ale pak přijde rána. Zjistíte, že jste se stali otrokem vlastního úspěchu. Přesně v této fázi se ocitl Mario Zajíček, zakladatel kosmetické distribuční společnosti TMD Beauty. Toto je příběh o tom, jak se z „one-man show“ stala systematicky řízená firma, která šlape i bez neustálého zásahu majitele.
O klientovi: Z obýváku na evropský trh
Mario Zajíček začal podnikat v kosmetice s manželkou před 6 lety. Z původně malé firmy, která měla výhradní zastoupení pro jednu značku, vybudovali silného hráče na trhu (TMD Beauty).
Dnes:
- Distribuují 4 značky a chystají vlastní brand.
- Zásobují velké e-commerce hráče v ČR i Evropě (B2B).
- Provozují vlastní e-shopy (B2C).
- Dovážejí zboží i ze zemí mimo EU.
Firma rostla, obraty rostly, ale struktura zůstávala stejná jako na začátku.
Výchozí bod: „Sales First“ a daň za úspěch
TMD Beauty byla klasickým příkladem firmy řízené heslem „Sales First“. Prioritou byl vždy prodej a marketing. Procesy, administrativa a systémy byly odsunuty na druhou kolej s myšlenkou „to se pořeší potom“.
Symptomy problému:
Největším úskalím se stal majitel jako úzké hrdlo. Mario dělal ve firmě prakticky všechno – od vymýšlení strategie přes uzavírání obchodů až po manuální kontrolu faktur. Firma stála a padala s jeho časem, což je dlouhodobě neudržitelný stav.
Ve třech lidech se firma dostala na svůj absolutní limit, což vedlo k operativní slepotě. „Byl jsem přehlcený. Věděl jsem, že takhle to dál nejde. Měl jsem toho dost v osobním i byznysovém životě,“ přiznává Mario. Cítil, že růst firmy ho začíná spíše svazovat, než aby mu dával svobodu.
Posledním hřebíčkem do rakve starého fungování byl administrativní chaos. Konkrétním spouštěčem byla rostoucí chybovost v účetnictví a neúměrně zdlouhavé schvalování plateb. To začalo brzdit nejen cashflow, ale ohrožovalo to i dobré vztahy s klíčovými dodavateli.
„Žil jsem v přesvědčení, že všechno udělám nejlíp sám. To funguje na začátku, ale při růstu vás to zabije.„
Zlom: Hledání nástroje vs. nalezení systému
Většina firem v této fázi udělá chybu: hledají „zázračnou aplikaci“, která vyřeší jejich chaos. Mario nebyl výjimkou. Po absolvování mastermindu Václava Tomce, který mu změnil pohled na delegování, mě oslovil s jasným zadáním:
„Potřebujeme vyřešit schvalování platebních příkazů přes nástroj wflow.„
Kdybychom zůstali jen u toho, nainstalovali bychom software a odešli. Problém by se ale brzy vrátil jinde. Místo toho jsme se podívali „pod kapotu“ celé firmy.
Fáze 1: Digitální audit a „Big Picture“
Během úvodních konzultací jsme zjistili, že schvalování faktur je jen špička ledovce. Problém nebyl v nástroji, ale v toku informací.
Během úvodních konzultací jsme zjistili, že schvalování faktur je jen špička ledovce. Problém nebyl v chybějícím nástroji, ale v celkovém toku informací.
Společně jsme proto rozkreslili kompletní fungování firmy. Identifikovali jsme kritická místa, kde se ztrácejí informace, kde vznikají chyby a kde Mario zbytečně tráví čas operativou. Výsledkem nebyla jen instalace softwaru, ale šestibodový manuál priorit. Ten nyní slouží jako jízdní řád transformace – od účetnictví přes CRM až po nastavení interní komunikace.
„Adam mi otevřel oči. Přišel jsem s jedním problémem, ale odcházel jsem s pochopením celkového obrázku firmy. Zjistili jsme, že máme 6-7 oblastí, které musíme překopat, aby firma mohla růst.„
Fáze 2: Implementace a „úklid“
Postupně jsme začali zavádět změny, které bolely nejméně, ale přinesly největší efekt:
Postupně jsme začali zavádět změny, které bolely nejméně, ale přinesly největší efekt. Začali jsme automatizací účetnictví. Nasazením moderní účetní firmy a propojením systémů jsme zajistili, že faktury nyní „tekly“ firmou samy a nečekaly na schválení v e-mailových schránkách.
Dále jsme se zaměřili na interní komunikaci a definici procesů. Odstranili jsme komunikační šum zavedením jasných kanálů, aby se každý dotaz nemusel řešit přímo s majitelem. Popsali jsme, jak se věci ve firmě dělají, aby je mohl vykonávat kdokoliv, ne jen Mario.
Výsledky: Exploze týmu a svoboda majitele
Díky tomu, že jsme postavili pevné digitální základy, mohla firma začít masivně nabírat lidi.
- Růst týmu: Z původních tří lidí se tým během roku rozrostl na osm kmenových zaměstnanců a řadu externistů. Díky nastaveným procesům nenastal při náboru chaos, ale plynulé zapracování pěti nových lidí během jediného roku.
- Návrat k „Zone of Genius“: Mario přestal řešit každodenní administrativu a vrátil se k tomu, co ho baví a co firmu skutečně posouvá – cestování, využití jazyků a budování strategických vztahů s partnery ve Španělsku či Řecku. Firma získala stabilitu a už není závislá na přítomnosti jednoho člověka.
- Stabilita: Firma už není závislá na přítomnosti jednoho člověka.
Ponaučení pro vaši firmu
Příběh TMD Beauty ukazuje klíčovou pravdu o digitalizaci: Není to o tom nahradit lidi roboty. Je to o vytvoření prostoru pro růst.
Pokud jste ve fázi, kdy máte skvělý produkt a prodeje, ale vnitřně se hroutíte pod administrativou, zastavte se.
- Nehledejte záplatu (jednu aplikaci). Hledejte systémové řešení.
- Definujte svou „Zone of Genius“. Vše ostatní delegujte nebo automatizujte.
- Investujte do procesů včas. Jak říká Mario: „Sales First je super pro start, ale bez procesů vás růst dožene.“
Zaujal vás tento příběh? Podívejte se na celý rozhovor s Mariem Zajíčkem, kde jdeme do detailů ohledně mindsetu i konkrétních kroků.
Můj pohled: Co bylo klíčové?
„Z mého pohledu konzultanta byl u Maria rozhodující jeden moment: Ochota přiznat si, že sales už nestačí. Mnoho majitelů se bojí do procesů sáhnout, protože to „negeneruje peníze hned“. Mario ale pochopil, že automatizace je investice do toho, aby peníze mohly generovat ostatní lidé v týmu.„
Pokud řešíte podobné dilema – ozvěte se. Podíváme se na to, jestli potřebujete jen „nástroj“, nebo novou architekturu firmy.