Digitalizace ve školství má obrovský potenciál pro zefektivnění, jelikož provoz soukromé mateřské školy přináší enormní administrativní zátěž. Ředitelka Česko-německá školky Junikorn, Ing. Jana Konečná, si uvědomovala, že péče o děti by neměla být zastiňována hromadou papírování.
Cílem spolupráce bylo snížit administrativní zátěž vedoucího pracovníka a vytvořit funkční procesy tam, kde dosud chyběly.
Příběh spolupráce začal netradičně a velmi lidsky. Ozval se manžel paní ředitelky s přáním usnadnit podnikání své ženě a posléze to formuloval takto:
„Moje žena provozuje česko-německou školku v Plzni. Docházku si tam kolegyně evidují v Excelu a ona pak každý měsíc tu evidenci prochází, něco z toho tahá a připravuje podklad, který posílá paní účetní. Za mne něco, co lze snadno automatizovat. Mohla by se Vám, nejspíš teda až po jarních, ozvat? Že byste jí pomohl tento a možná další nějaké rutinní procesy zjednodušit a ušetřit čas? Náklady na Vaši práci bych rád hradil já, jako dárek. ;-)“
Tento moment skvěle demonstruje, jak moc administrativní neefektivita zasahuje do osobního života.
Na úvodním 30 minutovém callu se potvrdila klasická situace:
- Moderní nástroje: Využití Twigsee (pro řízení školky) a iDoklad (pro měsíční fakturaci stravného).
- Problémové oblasti: Většina denní operativy, přehledů a evidencí stála na Excely, šanonech a papírech.
První krok: Hloubkové mapování procesů
Po schválení spolupráce proběhlo během klidného letního období detailní mapování procesů přímo v prostorách školky. Mapování, vizuálně podpořené nástroji jako Miro, mělo tři klíčové cíle:
- Pochopit aktuální stav a každodenní operativu.
- Definovat budoucí fungování a vizi rozvoje organizace na horizont 3–5 let.
- Probrat marketing, obchod, předávání úkolů a měsíční reporty.
„Díky hloubkovému pochopení jejich procesů s přihlédnutím k jejich finančním a časovým možnostem jsem schopen navrhnout skutečnou optimalizaci“
Navržené řešení: Nízkorozpočtová strategie pro rychlé vítězství
Na základě revize a s ohledem na vytížení paní ředitelky byl navržen konkrétní, nízkorozpočtový plán změn, které si organizace implementuje sama. Priorita byla kladena na řešení, která přinesou okamžitou úlevu a jasnou strukturu.
Příkladem zásadního zlepšení bylo posílání pravidelného newsletteru. Dříve se rozesílka řešila hromadně z běžného emailu, což vedlo k nízké doručitelnosti a nulovým statistikám. Doporučili jsme proto přechod na profesionální email marketingový nástroj Ecomail.
Doporučený postup a klíčové změny:
- Google Disk: Audit a reorganizace složek – nastavení stromové struktury agend (Pedagogika / Provoz / Finance) a nastavení práv.
- Zavedení Freela pro týmovou spolupráci: Vytvoření projektů pro úkoly a zápisy z porad, snažší předávání úkolů práce mezi kolegyněmi.
- Rozšíření práce s Twigsee: Aktivace pokročilých funkcí (např. fakturace) a tvorba interních manuálů pro konzistentní používání.
- Zavedení nástroje DigiSign: Nástroj pro elektronické podepisování dokumentů, což zrychlí a zefektivní procesy spojené se smlouvami a dokumentací.
- Přechod na Ecomail: Import kontaktů, tvorba šablon. Posílání pravidelných newslettrů na rodiče o novinkách ve školce.
- Založení provozních evidencí: Jednotná tabulka pro smlouvy, revize a kontroly s upozorněními v Google kalendáři nebo Freelu.
TIP: Chcete i vy vidět první kroky, jak začít s digitalizací a automatizací ve své firmě nebo organizaci? Mrkněte na kurz praktické digitalizace, který je v naší komunitě zdarma. Odkaz na kurz
Výsledek digitalizace: Odstup a zjednodušení
Spolupráce poskytla paní ředitelce strategický přehled, čímž se jí ulevilo od denní operativy a umožnila jí získat odstup pro rozhodování.
Co se změnilo v Junikornu?
Díky spolupráci se povedlo zjednodušit praktikálie, jako je docházka zaměstnanců a adaptace na modernější nástroje. Paní ředitelka zjistila, že některé záležitosti nebyly dobře podchycené, a získala plán, jak to napravit.
Hodnocení klientky:
„Adam komunikuje vzorově a jeho přístup dokáže přizpůsobit klientovi. Můj dojem je celkově velice profesionální. Využití jeho služeb bych doporučila jakékoliv organizaci, která má zaměstnance nebo více spolupracovníků, protože procesy v organizacích jsou do jisté míry podobné.“
Celkové hodnocení spolupráce bylo 5 z 5. Paní Konečná je přesvědčena, že zefektivnění, jaké se navrhlo pro Junikorn, by dokázalo ušetřit 30–50 % času i jejich paní účetní. Projekt se zaměřil na audit procesů a tvorbu detailního strategického plánu s jasnými kroky implementace.
Jediná věc, kterou by si paní ředitelka do budoucna přála, je větší rozpočet na implementační fázi:
„Spíše bych ráda příště měla k dispozici větší rozpočet, abychom mohli spolu projít i implementací, protože to je pro mne ta nejtěžší část.„
Závěr: Jak mi Adam pomohl získat zpět čas a nadhled.
„Adamova flexibilita – mé přání a požadavky se s časem měnily a Adam zareagoval vstřícně a flexibilně, za to jsem velice vděčná. Zároveň je vidět, že Adam žije to, co propaguje.“