Řízení projektů v malých firmách často vzniká organicky. Nejdřív si vystačíte s kalendářem, pak přibydou poznámky v mobilu, checklisty na papíru nebo jednoduché online úkolníčky. Jenže časem to začne přerůstat přes hlavu. A tehdy přichází čas zamyslet se nad tím, jestli není čas na skutečný nástroj pro řízení projektů. Pro mě osobně se tímto nástrojem stalo Freelo.
Po roce intenzivního používání jsem se rozhodl sdílet otevřenou recenzi. Ne marketingovou, ale osobní, praktickou a věcnou zkušenost. Pokud hledáte řešení, jak ve firmě zavést systém v řízení úkolů, projektů, spolupráce s týmem i klienty, tohle bude článek pro vás.
Jak jsem se dostal od poznámek ke skutečnému projektovému nástroji
Moje cesta k Freelu nebyla přímá. Začínal jsem jako mnoho jiných podnikatelů s jednoduchými nástroji jako je ToDoist
nebo TickTick.
Jsou to skvělé appky na osobní úkoly, rychlé checklisty a běžnou produktivitu. Ale jakmile do hry vstoupí tým a klienti, začnou se ukazovat limity.
Na řadu přišlo Tabidoo.
Česká low-code/no-code platforma, ve které dnes řídím obchod a backoffice. Zhruba dva roky jsem v něm řídil i projekty a úkoly. Jenže chyběla mobilní aplikace, řízení priorit bylo složitou improvizací a spolupráce nad úkoly nebyla přirozená.
Navíc se snažím inspirovat firmy, že e-mail není nástroj na řízení projektů. Takže jsem potřeboval něco, co mi umožní pracovat efektivně i v komplexních spolupracích, řídit osobní projekty, delegovat práci a zapojit i zákazníky.
Pročesal jsem trh: ClickUp, Caflou, Projektově, Asana, Trello, Jira… Tentokrát jsem ale vědomně chtěl český nástroj s českou podporou, ideálně něco, co již znám z firemní praxe. A tak jsem si řekl: „Dávám tomu rok naplno – se vší upřímností.“
Komplexní srovnání úkolníčků a proč pro řízení projektů nestačí najdete i v mém videu o výběru nástroje.
Co jsem od projektového nástroje očekával, než jsem s ním začal
Ještě než jsem Freelo spustil, sepsal jsem si seznam požadavků. Nechtěl jsem nástroj na hraní, ale reálný pomocník:
- Musí fungovat v cloudu a v prohlížeči
- Potřebuju mobilní i desktop aplikaci
- Možnost strukturovat projekty do to-do listů a úkolů
- Notifikace, které si nastavím podle sebe
- Jasný přehled o stavu projektů a operativy
- Možnost zpětné vazby hlasem nebo videem (gamechanger!)
- Prostor i pro mou osobní agendu
- Vykazování času u jednotlivých úkolů
Věděl jsem, že Freelo těchto osm bodů splňuje. Takže jsem se pustil do ostrého nasazení.
Pro úvodní přehled Freela a co všechno umí, mrkněte na moji video recenzi.
První měsíc: nadšení, chaos a restart
Na začátku to bylo jako zamilování. Založil jsem projekt, nastavil zobrazení v řádcích, vytvořil to-do listy: myšlenky, YouTube obsah, kvartální priority. V aplikaci jsem si diktoval úkoly přímo z auta. Freelo mělo odpovědi na věci, které mě roky trápily.
Jenže po týdnech nadšení přišel chaos. Projekt se nafoukl do desítek listů, nepřehlednost rostla a ztrácel jsem kontext. Uvědomil jsem si, že tohle není udržitelné.
Rozhodl jsem se přehodit výhybku. Začal jsem znovu, od nuly. Každý klient dostal vlastní projekt. V něm jeden hlavní to-do list, který dělíme na části dle typu prací. Každý úkol má jasného řešitele, deadline, popis.
Tohle jednoduché pravidlo změnilo všechno.
Spolupráce s klienty: jak jim Freelo pomáhá
Dřív jsme se ztráceli ve vláknech e-mailů. Klient poslal úkol, někdo odpověděl, jiný upravil, někdo zapomněl, a jelo se. Ve Freelu je to jinak.
Zákazníka připravím, pozvu do projektu, vysvětlím, co uvidí a co od něj potřebujeme. Klient má přehled o tom:
- co se právě dělá
- kdo na tom pracuje
- kolik času se vyčerpalo z balíčku
- jaké jsou termíny
Menší zakázky konsoliduju do jednoho projektu, každý klient má vlastní to-do list. Výhoda? V každém projektu může klient vidět jen to, co mu povolíte. Například jen svůj list, nikoliv celý projekt. Transparentnost bez rizika.
Jak řídím vlastní podnikání a firmu ve Freelu
Ve Freelu neřeším jen klienty. Mám zde projekt, který slouží k řízení mé firmy:
- Inbox na nápady – kdykoliv mě něco napadne, zapíšu to sem
- Kvartální priority – výstup z mého strategického plánování (video zde)
- Spolupráce s marketingem – kolegyně vidí, co je v plánu, co je hotové, co se připomínkuje. Zpětná vazba probíhá jen ve Freelu.
Tahle kombinace mi pomáhá držet byznys i hlavu pod kontrolou.
Automatizace a pokročilé použití Freela
Po roce jsem systém ještě vyladil. Dnes mi Tabidoo automaticky zakládá projekty ve Freelu, propojuje je s Google Diskem a generuje složky s dokumentací. Ukazuji to ve videu tady.
Tahle automatizace mi šetří desítky minut týdně a odstraňuje rutinní operativu. Freelo se tak stalo nejen nástrojem, ale nedílnou součástí mé digitální infrastruktury.
Co mi vyhovuje a co by šlo zlepšit
Co oceňuju nejvíc:
- Rychlost a jednoduchost zadávání úkolů
- Zpětná vazba hlasem i videem
- Česká podpora, která opravdu pomůže
- Možnost propojit s jinými systémy (API)
Co mi vadí:
- Při zvaní kolegů nevidím jejich e-maily, jen jména
- Reporty odpracovaného času nejsou příliš intuitivní
- Chybí integrace s Apple Shortcuts pro mobilní automatizaci
Praktické tipy pro každodenní práci ve Freelu
Po roce intenzivní práce s Freelem jsem si vytvořil vlastní rutiny a vychytávky, které mi šetří čas a zvyšují přehlednost. Tady je pár konkrétních doporučení:
- Nahrajte si profilovou fotku – zdánlivá drobnost, ale výrazně to zrychluje orientaci v týmu. Hledat mezi jmény bez fotek je zbytečně zdlouhavé.
- Promyslete vizualizaci úkolů – používejte štítky a priority smysluplně. Pokud máte vizuální přístup, může vám barva štítku ušetřit přemýšlení.
- Nainstalujte si mobilní aplikaci – bez toho to dnes nejde. Hlavně pro rychlé zadání úkolu nebo rychlou reakci na zpětnou vazbu je appka klíčová.
- Úkol = název, popis, řešitel, termín – nikdy nezadávejte úkol bez těchto čtyř věcí. A přidejte sledující, kteří by o něm měli vědět.
- Inbox na nápady a myšlenky – místo, kam sypete vše, co vás napadne. Jedno místo = čistá hlava. A následně si z toho tvoříte úkoly.
- Nebojte se systém upravovat – Freelo je flexibilní. Přizpůsobujte ho.
🚀 Chcete začít s digitalizací vaší firmy, ale nevíte přesně jak?
👉 Zarezervujte si nezávaznou konzultaci. Probereme vaši situaci, potřeby a navrhnu vám konkrétní další krok. Bez tlaku, bez závazků, srozumitelně.
