Vzpomínáte si na vaše “poprvé”? Ptáte se, co to má co společného s klienty? První milostné i byznysové vztahy mají totiž mnoho společného. Jsou ta největší zkušenost. Nevíte, jak to dopadne a co vlastně děláte. Dají vám cenné zkušenosti do dalších vztahů. A pamatujete si to navždy. Taková byla i spolupráce s Lucií Zitterbartovou, copywriterkou, LinkedIn specialistkou a taky jedním z našich prvních klientů, kterému jsme pomáhali s digitalizací a automatizací (nejen) fakturace.
Důkazem, že Lucka je opravdová kouzelnice se slovy, je její copywriterská firma Lucky Citron, kde sdružuje další skvělé copywritery a pomáhá podnikatelům se zviditelněním a prodeji nejen pomocí textů, ale taky sítě LinkedIn. Ideálně obojího dohromady.
Automatizace fakturace
Když nás Lucie kontaktovala, potřebovala pomoci s automatizací některých procesů v jejím podnikání. Asi tím největším žroutem času byla fakturace. Ruční zpracovávání objednávek, vystavování faktur, a zakládání klientů bralo týmu Lucky Citron hodně času. Objednávky přicházely na e-mail. E-shop, ze kterého objednávky chodily, běžel na WIXu. A faktury se vystavovaly v Caflou, kde se také zakládaly poptávky. Naším úkolem bylo tyto činnosti a systémy propojit přes API a webhooky a tím celý proces získávání i zpracování objednávek automatizovat.
„Abych lépe pochopil, jak Lucky byznys funguje, domluvili jsme si schůzku. Tam mi Lucie popsala, že procesy jsou vlastně jednoduché, ale s rostoucím množstvím poptávek zabírají všechny ruční činnosti hromadu času. Proto hledá někoho, kdo by jí a její tým všech těchto administrativních činností zbavil.“
Automatizace rychle a levně…?
Když jsme krátce zmapovali byznys procesy a specifikovali službu, požádal jsem Lucii o přístupy do Caflou, Wix i do Make, který již používala. To nám v mnohém usnadnilo práci. Díky platformám, jako je Make, dokážeme automatizace jednoduše převzít a rychle se zorientovat. Předpokládali jsme proto, že za pár hodin bude hotovo. Ale to jsme se spletli.
Tady přichází problémy…
Nejdřív nás zdrželo získání veškerých přístupů a oprávnění. To byl trochu oříšek, vzhledem k pracovní vytíženosti Lucky i jejího týmu. Další komplikací bylo také to, že platformy aktivně využívalo několik členů týmu. To ale stále nebyl takový problém. Ten opravdový problém nastal až při tvorbě řešení a práci s platformami.
Vytvořili jsme automatizaci na vystavení faktury v Caflou. Následně ale Caflou neumělo přes jejich automatizační modul tuto fakturu poslat. Jinými slovy; faktura se vystavila, ale nemohla odejít. Kontaktovali jsme tedy Petra Macka z Caflou, abychom se na tuto funkci zeptali a případně mu navrhli její přidání. Petr nám slíbil, že cca do 1,5 měsíce přidají do Caflou možnost, aby vystavenou fakturu šlo rovnou z jejich prostředí odeslat.
Pokud by nastal nějaký problém s přidáním funkcionality, měli jsme připravený i záložní plán.
„Měli jsme připravenou variantu, že vystavenou fakturu pošleme do Make a budeme ji odesílat z e-mailu. Proces by sice nebyl takhle jednoduchý, ale v konečném důsledku by to v rámci používání nebyl takový rozdíl. Každopádně jsme rádi, že Caflou funkci přidalo a my mohli proces udělat co nejjednodušší.“
Na čem jsme se spálili… a co jsme se naučili?
Jak už to tak bývá, první vztahy bývají komplikované. A většinou problémy způsobí komunikace. Ani zde tomu nebylo jinak.
Pozor na zadání
Naše první chyba byla v nedostatečné přípravě a specifikaci zadání. Od Lucky jsme dostali za úkol vytvořit automatizaci na vystavování faktur v Caflou z e-shopu na WIXu. Řekli jsme si: „To bude jednoduché, za 3 hodiny máme hotovo.“ Jenže pak se zadání rozšiřovalo, úkoly se větvily a z původně jednoduchého zadání se stal komplexní problém. Nakonec nám automatizace fakturace místo odhadovaných 3 hodin zabrala asi 20. (Odhad byl pouze interní – zakázka byla naceněna a zaplacena projektově. Na našem špatném odhadu jsme tak tratili jen my.)
Jeden call nestačí
Po této zkušenosti jsme svou službu vylepšili, abychom dokázali zadání lépe specifikovat a poskytnout klientovi přesnější odhad. V rámci služby a mapování procesů nyní s klienty děláme 3–4hodinové workshopy, kde krok po kroku rozebíráme firemní procesy a s každým krokem taky specifikujeme zadání.
Odhadujeme také vliv na firemní kulturu, efektivitu a zaměstnance. Na základě požadavků dokážeme určit ty nejlepší technologie a postup. Díky workshopu se taky dozvíme možná omezení a odhalíme místa, kde by mohl nastat problém. Tato místa následně prověříme a zjistíme, jestli je vůbec možné dojít k řešení. Na základě všech těchto znalostí navrhneme postup a vytvoříme odhad.
Dnes už si bez tohoto workshopu nedokážeme spolupráci představit. Pro klienty je to taky skvělá přidaná hodnota, jelikož naprosto přesně ví, co se bude dít a že je v průběhu spolupráce nepřekvapí žádní kostlivci ve skříni.
Spokojenost zákazníka na prvním místě
I když spolupráce na naší straně probíhala dost pod tlakem, snažili jsme se odvést tu nejlepší práci a dodat řešení podle klientovo zadání. Doufáme, že se nám to podařilo.
„Spolupráci s Adamem a jeho kolegy vřele doporučuji.
Dostanete kvalitní práci na poli digitalizace procesů, automatizace a integrace systémů. Jako bonus získáte parťáky s nehraným zájem, kteří o vás budou opravdu pečovat.
Nám pomohli s propojením Caflou a Wixu a brzy se vrhneme na další odlehčení klikaček, které můj tým nyní musí dělat ručně.“
Jsme rádi, že tento byznys vztah neskončil tak rychle, jako mnoho jiných prvních vztahů. S Luckou jsme zůstali v kontaktu a spolupracujeme na dalším zjednodušení a zefektivnění procesů v její firmě. Jakmile totiž jednou okusíte kouzlo automatizace, nebudete už nikdy chtít udělat ani o klik navíc.
Chcete taky zjednodušit práci a zbavit se nudných činností, které vás zdržují od vydělávání? Napište nám nebo si zarezervujte konzultaci zdarma.
