Platí vás v práci za hodinu? Stomatologové takový luxus nemají. Každá minuta se počítá a když v tabulce pro výpočet „minutové sazby“ něco spletete, můžete celé ordinaci pořádně zahýbat s rentabilitou. (Nemluvě o tom, že přepisování dat z tabulky do tabulky bere spoustu času.) S tímto problémem se potýkala firma DentalCare.
Jak funguje byznys s minutovými sazbami
DentalCare vytváří cenové kalkulace pro privátní stomatologické praxe, které se řídí „minutovou sazbou“ a výpočet cen lékařských výkonů je kvůli státním regulacím často oříšek. Jejich služba funguje tak, že si posbírají data od klienta (stomatologa) a zdokumentují, kolik času tráví jednotlivými úkony, v jakém regionu působí, jaká je struktura nákladů a časový fond jednotlivých lékařů (či dentálních hygienistek) atd. Na základě jejich zkušeností a detailní znalosti trhu pomáhají stomatologům zvyšovat jejich „minutovou sazbu“ (v kontextu inflace a dalších makroekonomických faktorů) a zlepšovat tak ekonomiku celé ordinace.
Služba PŘED
Pokud chtěl zubař využít služeb DentalCare (před jejich intervencí), obdržel složité excelové tabulky, které vyplnil a následně poslal zpět. V DentalCare tabulku zpracovali a data z ní přepsali do několika jiných tabulek. Z nich pak dokázali vypočítat výslednou „minutovou sazbu“. Tato metoda obnášela spoustu rutinní práce a ručního přepisování a kopírování. To samozřejmě zvyšovalo pravděpodobnost chybovosti či různých datových duplicit a vyžadovalo pečlivou kontrolu. Zpracování jedné objednávky tímto způsobem zabralo týmu Dental Care asi 3 dny.
„V rámci našich (různorodých) aktivit máme většinu operativní evidence v Excelech a Google docs; a účtujeme v Pohodě. Před pár měsíci jsem „skenoval“ vhodná řešení a nakonec zvolil české Tabidoo. Naivně jsem si myslel, že tam vše zvládnu sám.
Nyní cítím, že potřebujeme dlouhodobého partnera, který nám bude pomáhat nejen s implementací Tabidoo, ale případně i s návrhy – pro situace, kdy možná existují i snazší cesty k cíli.“
Ing. Tomáš Košumberský
CEO a ekonomický ředitel, DentalCare
Začínáme s digitalizací
„Tomáš mi na prvním callu popsal své byznysové potřeby, priority a požadavky. Na základě tohoto rozhovoru jsem vypracoval digitální strategii. Následně práci převzal Štefi a proběhl druhý call, kde jsme společně řešili, co a jak technicky udělat.“
Adam Bárta
Během druhé schůzky jsme dali dohromady zadání a jeho části:
- Vytvořit poptávkový formulář, který bude vycházet z Excelu, aby byl pro koncového uživatele (stomatologa) přechod co nejjednodušší.
- Notifikovat zaměstnance o nové poptávce a zákazníkovi odeslat další formuláře, což umožní výpočet minutové sazby.
- Po vyplnění těchto formulářů automaticky předpočítat minutovou sazbu a potom, co tento proces dokončí zaměstnanec, vygenerovat report s minutovou sazbou, který se automaticky odešle zákazníkovi.
Toto zadání vzniklo na základě digitální strategie, k němuž klient připojil své požadavky a společně jsme konzultovali, jak by měl systém fungovat. Tomáš totiž technologiím rozuměl a měl tak poměrně jasný přehled o tom, co od systému chce i jak by se daly některé věci udělat, jen nevěděl přesně, jak to sám provést.
Tomáš měl už předtím vytvořený jednoduchý systém Tabidoo, kterým jsme se inspirovali, ale abychom ušetřili čas, vytvořili jsme nový systém od začátku. Zde jsme začali s přidáváním a testováním funkcí. Pomocí dalšího nástroje Make jsme přidávali veškeré automatizace. Ale jak už to tak většinou bývá, nešlo všechno hladce.
Výzvy napříč digitalizací
V Tabidoo reportingu jsme narazili na chybu, která na první pohled možná působila jako drobnost – texty v reportech nebyly správně zarovnané. Řešení tohoto problému ale nakonec zabralo několik týdnů. I když se podařilo chybu opravit, během celého procesu se ukázalo, že to není jediný zádrhel. A tak jsme se začali poohlížet po alternativních řešeních.
Další problém totiž byl, že používání reporting modulu nebylo přívětivé jak pro klienta, tak pro nás. Klient v něm nemohl měnit texty, obrázky, formátování atd., protože na to byla navázána naše další práce. Sebemenší úprava (třeba datumu) by tak klidně mohla rozbít a znefunkčnit aplikaci. Tomáš by nás musel kvůli každé maličkosti kontaktovat, což je samozřejmě nežádoucí a všem to přidělává práci.
Tuto vlastnost reporting systému jsme vyřešili tak, že jsme reporting přesunuli do Google dokumentů. Udělali jsme pilotní test, kde jsme během pár hodin vytvořili základní report, ve kterém jsme si s klientem ověřili, že to takhle dává smysl. Ani Google dokumenty nebyly bez chyby a řešili jsme tam drobné problémy, které jsme zase nemuseli řešit v Tabidoo, ale pomocí drobné úpravy aplikace jsme problémy vyřešili a nyní může klient plnohodnotně používat a hlavně upravovat reporty.
Služba PO (a výsledek digitalizace)
Když byl projekt hotový, odevzdali jsme DentalCare všechny materiály a nahráli jsme jim video s prohlídkou řešení a popisem funkčnosti, jako to děláme vždy, když klientovi odevzdáváme hotovou práci. Společně jsme pak udělali revizi, kde jsme službu doladili.
Co se v DentalCare změnilo a jak teď vypadá jejich služba?
- Místo nepřehledných tabulek používají jednotný poptávkový formulář.
- Spousta činností je automatizovaná (např. výpočet minutové sazby, generování reportů, posílání e-mailů atd.)
- Mají jednotnou databázi klientů bez duplicit.
- Systém automaticky odesílá notifikace, mění stav zakázky, sbírá podklady a mnoho dalšího.
- Riziko chyby nebo překlepu je minimální díky kontrolním mechanismům aplikace.
S DentalCare nyní spolupracujeme na rozvoji a ladění aplikace
