Pohybujete se v oboru, kde sebemenší chyba v systému může znamenat obří finanční ztráty pro vás i vaše klienty? Zadáváte všechna data ručně a hrozíte se dne, kdy se překliknete? Tyto obavy každý den pronásledovaly i našeho klienta.
Ondřej Koběrský je jedním z velkých jmen v oboru investic. Možná ho znáte z videí na YouTube, kde předává cenné know-how z této oblasti, edukuje lidi o možnostech investování a sdílí s ostatními nadšenci jeho best practices v investování.
Jeho podnikání stojí mimo jiné na spravování investic jiným investorům. Asi se shodneme, že takový byznys je opravdu velká zodpovědnost. Proto se Ondra rozhodl neponechat nic náhodě a svěřit své procesy, které doposud spravoval ručně, do rukou automatizace.
„Ondru jsem sledoval několik let na sociálních sítích. A jednoho dne jsem ho kontaktoval s dotazem, jak řeší automatizaci procesů a správu klientů.
Svěřil se mi, že veškerá data zadává ručně, což ho stojí velké množství času a stresu, a že s přibývajícími aktivitami začíná ztrácet přehled v databázi klientů a procesů, které spravuje v několika různých systémech.
Zrovna se ale zabýval tématem automatizace a hledal radu, jak by se všeho toho zmatku mohl zbavit. Domluvili jsme si tedy schůzku a spolupráce byla na světě.“
! Upozornění: Správa investic je velmi citlivé téma, se kterým se pojí hodně zodpovědnosti. Náš klient spravuje milionová portfolia svých klientů, a proto bychom neradi jmenovali konkrétní řešení a logiky, které jsme v jeho případě použili. Přiblížíme vám ale celý postup, agendu a procesy, kterým jsme se v rámci spolupráce věnovali.
Když už Excel a e-mail nestačí
Ondru trápilo, že všechna data eviduje v Excelu nebo v e-mailu, kde může snadno udělat chybu. Něco důležitého smazat, přehlédnout nebo se splést o nějakou tu nulu. Tento systém mu znemožňoval udržovat si jasný přehled o procesech, nakoupených nemovitostech a klientských investicích. Absence jakékoliv automatizace mu navíc přidělávala hromadu práce, kterou by mohl věnovat vydělávání peněz sobě i svým klientům.
V plánu také bylo zautomatizovat výpočty podílů na zisku, zbavit se všech zbytečných činností, které zdržují od práce, a v neposlední řadě přijmout novou posilu. To s sebou neslo další úkol. Kvůli maximální diskrétnosti nechtěl Ondra sdílet s nově příchozím všechny informace. Potřeboval tedy řídit přístupy a oprávnění uživatelů.
Digitální strategie a řešení na míru
„Potom, co jsem se seznámil se všemi úskalími tohoto byznysu (a že jich není málo), jsem vypracoval digitální strategii. Zde jsem zmapoval procesy napříč celým podnikáním a vytvořil plán automatizace, kde jsem navrhl i několik řešení.
Rychle se ale ukázalo, že s krabicovým řešením by Ondra musel podstoupit řadu kompromisů. Chtěl větší flexibilitu a do budoucna jednodušší integrace. Představil jsem mu tedy několik Low-code/No-code platforem a Ondra se rozhodl pro tento směr.“
Po dokončení digitální strategie a výběru vhodné LcNc platformy jsme se pustili do práce. Ondra nám nasdílel jeho stávající excelové tabulky a v řádu jednotek týdnů jsme vytvořili základní schéma aplikace, které jsme pak ve spolupráci s Ondrou ladili.
„Spolupráce s Adamem na našem firemním CRM probíhala dle mých představ, Adam je přesný a snaží se vyvinout řešení přímo na míru.“
Automatizace a zjednodušení služby
V aplikaci jsme zautomatizovali proces celé služby. Ten začíná sběrem poptávek, kde jsme vytvořili jednoduchý poptávkový formulář. Po jeho vyplnění se záznam o novém klientovi automaticky založí do CRM a Ondra dostane jen notifikaci, což mu ušetří spoustu času.
Část, kdy se Ondra spojí se zájemcem o investici a řeší detaily, je celá na něm. Zjednodušili jsme ale proces odesílání smluvních dokumentů – Ondrovi stačí jedno kliknutí a automaticky odešle e-mail klientovi, jako by ho právě sepsal přímo pro něj.
Když klient podepíše všechny potřebné dokumenty (do budoucna počítáme i se zavedením možnosti elektronického podepisování), zaeviduje se jako investor. S tím se pojí také související data, která se ukládají přehledně na jedno místo.
Technická stránka automatizace
Dalším úkolem bylo automatizovat správu investic do nemovitostí. Cílem bylo vytvořit prostředí, kde Ondra uvidí, co a kde může nakoupit, jak nemovitost vypadá, kde se nachází, její list vlastnictví, podíl a celou řadu dalších důležitých informací. Vytvořili jsme tedy jednoduchý, přehledný systém, kde všechny tyto informace může ukládat a spravovat, včetně fotek nemovitosti.
Největší technická výzva
Dále jsme se pustili do tvorby aplikace, kde Ondra za investory řídí nákup nemovitostí. Řekli jsme si, že by bylo super, kdyby mu aplikace rovnou počítala ziskovost z jednotlivých obchodních transakcí. A tady nastala ta pravá výzva.
„Poté, co je nemovitost prodaná, systém automaticky vypočítá podíly na odměnách pro investory a eviduje i realizaci jednotlivých výplat. Zní to jako jednoduchá věc, ale byla to asi největší výzva v rámci celé spolupráce. Nakonec se nám ale podařilo tento výpočet do systému efektivně zapracovat a díky tomu je teď celý proces mnohem rychlejší.“
Vytvořili jsme také řadu e-mailových automatizací, které investory informují o tom, že jejich investice byla zainvestována nebo prodána a mají očekávat podíl na zisku.
Tím to ale nekončí…
Potom, co jsme odevzdali hotovou práci, jsme zahájili testovací období. Během něj jsme Ondru seznámili s celým systémem a testovali jsme ho ve všech možných situacích.
„Adam vytvořil výukové video k ovládání našeho CRMka, které mi pomáhá si připomenout jeho funkce i zpětně. Navíc se Adam nabídl, že i nadále bude případně při ruce, kdyby došlo k nějakým následným problémům. Obecně spolupráci hodnotím velice kladně a mohu Adama a jeho práci doporučit.“
Ondra má nyní veškeré informace na jednom místě, plno věcí se děje automaticky a může je tak pustit z hlavy. To mu dává prostor se věnovat rozvoji svého podnikání. LcNc technologie zajišťuje velkou flexibilitu a možnost rozšiřování systému o další procesy do budoucna.
S Ondrou zůstáváme v kontaktu i dál a díky spokojenosti na obou stranách se naše cesty, doufejme, hned tak nerozdělí.
Snad tato spolupráce splnila, Ondro, tvá očekávání a přinesla mnoho nových podnětů, stejně jako nám!
