Digitalizace státní správy v České republice je zásadním krokem k modernizaci a efektivitě služeb, které denně ovlivňují životy občanů i podnikatelů. Tento proces si klade za cíl nejen zjednodušit a urychlit administrativní postupy, ale také přinést větší transparentnost a přístupnost státní správy. V rozhovoru pro Seznam Zprávy nabízím pohled na hlavní výzvy, příležitosti i rizika spojená s digitalizací, přičemž se zaměřuji na to, co již funguje, kde jsou největší překážky, a kde by se česká státní správa mohla inspirovat zahraničními úspěchy. Tématem rozhovoru je tedy nejen samotný pokrok, ale i cestovní mapa k efektivnějšímu a modernějšímu fungování státních služeb.
1)„Digitalizace stavebního řízení je v Česku v centru pozornosti. Jak vidíte situaci s digitalizací v dalších sektorech? Souhlasí váš pohled se státním žebříčkem plnění digitalizace na ministerstvech? Můžete uvést příklad resortu s dlouhodobými problémy v digitalizaci?“
Digitalizace veřejné správy v České republice se potýká s několika zásadními systémovými problémy, které významně brzdí její efektivní implementaci a rozvoj. Klíčovým problémem je decentralizovaný přístup, kdy jednotlivá ministerstva a resorty realizují své digitalizační projekty samostatně, bez dostatečné koordinace a sdílení zdrojů. Tento fragmentovaný přístup vede k neefektivní alokaci zdrojů, kdy každé ministerstvo investuje do vlastních IT systémů a infrastruktury, což způsobuje duplicity a plýtvání veřejnými prostředky.
Zároveň mám pocit, že státu chybí dlouhodobý koncepční digitalizační přístup, na kterém by byla shoda napříč politickým spektrem. To by zabránilo zastavování projektů na konci volebních období a zajistilo kontinuitu digitalizačních snah.
Navíc se stát potýká s kritickým nedostatkem kvalifikovaných IT specialistů, kteří by byli schopni efektivně řídit a implementovat komplexní digitalizační projekty. Roztříštěnost těchto projektů mezi jednotlivé resorty tento problém ještě prohlubuje. Decentralizovaný přístup k digitalizaci také vytváří prostor pro netransparentní zadávání zakázek a potenciální korupční jednání.
Z pohledu občanů a podnikatelů je velkým problémem nekonzistentní uživatelská zkušenost. Jsou nuceni používat různé platformy a rozhraní pro interakci s různými státními institucemi, což snižuje uživatelský komfort a efektivitu. Navíc chybí jasná, srozumitelná a jednotná komunikační strategie ohledně digitalizačních snah státu směrem k veřejnosti.
Vznik Digitální a informační agentury (DIA) představoval potenciálně významný krok správným směrem. DIA měla ambici centralizovat a koordinovat digitalizační úsilí napříč státní správou. Nicméně, dosavadní působení DIA naznačuje, že se agentura primárně zaměřuje na projekty orientované na veřejnost, zatímco hlubší systémové problémy zůstávají neřešeny.
Myslím si, že pro efektivní řízení digitalizačních projektů by bylo ideální, kdyby stát měl jednu organizaci, která bude dodavatelem veškerých IT projektů. To by přineslo mnoho výhod – nejenom že by si přestala ministerstva konkurovat v získávání odborníků, ale získali bychom díky tomu centrální řízení a koordinaci. Efektivní sdílení zdrojů by znamenalo, že nemusíme řešit nekompatibilitu mezi systémy, ale digitální transformaci státu řídíme postupně a jasně jako celek s jasně definovaným plánem a cíli.
Co se týče žebříčku ministerstev a jejich pokroku v digitalizaci, je třeba k němu přistupovat s určitou rezervou. Tento žebříček nemusí nutně reflektovat reálný dopad digitalizačních snah na každodenní život občanů a efektivitu státní správy. Je důležité hodnotit digitalizaci nejen z hlediska kvantity implementovaných řešení, ale především z pohledu jejich kvality, uživatelské přívětivosti a reálného přínosu pro občany a podniky.
Smyslem digitalizace není, že všechno nyní musí být převedeno do elektronické podoby. Musíme se dívat i na reálné dopady a efektivitu takových změn. Například, jaký má smysl digitalizovat formulář, který měsíčně využije jen stovka žadatelů, oproti formuláři, který zpracováváme v tisících denně? Měli bychom se zaměřit na oblasti, kde digitalizace přinese nejvýraznější zlepšení efektivity a uživatelského komfortu pro největší počet občanů a firem. Jen tak můžeme zajistit, že investice do digitalizace budou mít skutečný a pozitivní vliv na fungování státní správy a život lidí v naší zemi.
Klíčovým indikátorem úspěšnosti digitalizace je míra, do jaké usnadňuje interakci občanů a podniků se státní správou. V tomto ohledu stále pozoruji značné nedostatky, zejména v oblasti elektronických formulářů a sdílení dat mezi jednotlivými úřady. Podnikatelé a občané jsou stále zatěžováni nadměrnou byrokracií, opakovaným vyplňováním podobných informací pro různé úřady a složitými administrativními procesy.
Z mé profesionální zkušenosti a zpětné vazby od klientů mohu identifikovat několik resortů, které dlouhodobě zaostávají v efektivní digitalizaci. Jsou to především Ministerstvo zdravotnictví, Ministerstvo financí a Ministerstvo školství. Ve zdravotnictví chybí jednotný elektronický systém pro sdílení zdravotních dat, což komplikuje péči o pacienty a zvyšuje administrativní zátěž. Ministerstvo financí sice pokročilo v některých oblastech, jako je zavedení elektronických daňových přiznání, ale stále existují komplikace s daňovými systémy a komunikací s finančními úřady. V oblasti školství pandemie odhalila nedostatky v digitalizaci vzdělávacího systému, což negativně ovlivnilo kvalitu a dostupnost vzdělávání.
Aby stát opravdu pokročil v digitalizaci, musíme na to jít komplexně a řešit vše od základů. To znamená, že potřebujeme vytvořit jasný plán, kde bude přesně stanoveno, čeho chceme dosáhnout a jak poznáme, že se nám to daří. Také je důležité posílit roli jedné hlavní organizace, která bude řídit a koordinovat všechny digitalizační snahy. Nesmíme zapomenout ani na vzdělávání státních zaměstnanců, aby uměli s novými technologiemi pracovat. A postupně bychom měli zavést dva důležité principy: za prvé, že každá nová služba státu bude už od začátku digitální, a za druhé, že občan bude muset každou informaci státu poskytnout jen jednou, a ne opakovaně různým úřadům. Tyto změny by se měly týkat všech státních institucí.
Závěrem bych rád zdůraznil, že úspěšná digitální transformace státu není jen otázkou technologií, ale především změny myšlení a procesů. Vyžaduje politickou vůli, strategické vedení a dlouhodobý závazek k inovacím a efektivitě ve veřejné správě. Pouze tímto způsobem můžeme dosáhnout skutečně fungující a efektivní digitální státní správy, která bude sloužit potřebám občanů a podporovat konkurenceschopnost našeho státu v digitální éře.
2) „V čem vidíte největší přínosy digitalizace státu? A v jakých oblastech ji lze již nyní dobře vidět?„
Největší přínosy digitalizace státu vidím především ve zvýšení efektivity, transparentnosti a dostupnosti veřejných služeb. Klíčovým aspektem je efektivní sdílení informací mezi jednotlivými ministerstvy a úřady, aby elektronické dokumenty mohly obíhat mezi institucemi bez nutnosti, aby občan musel fyzicky navštěvovat různé úřady a opakovaně poskytovat stejné informace. To nejen zvyšuje komfort pro občany, ale také výrazně snižuje byrokratickou zátěž a minimalizuje riziko chyb způsobených ručním přepisováním dat.
Digitalizace umožňuje zjednodušení a zrychlení administrativních procesů, což šetří čas a zdroje jak pro státní správu, tak pro občany a podnikatele. Automatizace rutinních úkolů vede ke snížení potřeby velkého počtu administrativních pracovníků, kteří dosud zajišťovali manuální zpracování dat. Tito zaměstnanci pak mohou být přeorientováni na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, kde mohou lépe využít svůj potenciál a odborné znalosti. To přispívá k vyšší efektivitě a zároveň zvyšuje kvalitu poskytovaných služeb.
Digitalizaci lze již nyní dobře vidět v několika oblastech. Například zavedení datových schránek výrazně usnadnilo komunikaci mezi občany, podnikateli a úřady, umožňuje elektronické doručování dokumentů a eliminuje potřebu fyzických návštěv. Mezi úspěšné projekty řadím také Portál občana, který slouží jako jednotné místo pro přístup k různým službám státní správy.
Dalším pozitivním krokem je zavedení elektronických občanských průkazů dostupných i v mobilních zařízeních.
V oblasti justice je možné sledovat stav soudních řízení online prostřednictvím systémů, které zvyšují transparentnost a informovanost účastníků řízení. Ministerstvo dopravy také udělalo významné kroky, například zavedením elektronických dálničních známek a digitalizací registru vozidel, což usnadňuje administrativu spojenou s provozem vozidel a zlepšuje služby pro řidiče.
Tyto příklady ukazují, že digitalizace má reálný pozitivní dopad na kvalitu života občanů a efektivitu státní správy. Je však důležité pokračovat v systematickém rozvoji digitálních služeb, zaměřit se na další prohloubení sdílení informací mezi úřady a optimalizaci procesů. Tím můžeme minimalizovat byrokracii, maximálně využít lidské zdroje ve státní správě a plně využít potenciál zaměstnanců v oblastech, kde mohou skutečně přispět svou odborností. To nám umožní plně využít potenciál, který digitalizace nabízí pro moderní a efektivní fungování státu.
3) „„Digitalizace malé firmy a státního sektoru jsou dvě odlišné věci, přesto si lidé často představují jen přechod z papíru na obrazovku. Můžete pro čtenáře vysvětlit, jak velkou změnou je pro veřejnou správu přechod do digitálního prostředí a proč s ním máme v praxi tolik potíží?„
Podle mého názoru není tak velký rozdíl mezi digitální proměnou malé firmy a státního sektoru. V obou případech postupujete podle stejných kroků, abyste dosáhli předem stanovených cílů. Rozdíly jsou hlavně v tom, jak velká je organizace, kolik má zaměstnanců a jak složité jsou její procesy, ale základní postup je velmi podobný.
Pro veřejnou správu je tato změna naprosto klíčová, protože stát dříve nepočítal s velkým sdílením informací mezi ministerstvy. Každé ministerstvo si tak většinou zajišťovalo digitální projekty podle svých vlastních potřeb. To vedlo k tomu, že máme desítky možná až stovky různých technologií a systémů, které mezi sebou špatně komunikují a předávají si data. Tento roztříštěný přístup značně komplikuje efektivní fungování státní správy a zpomaluje pokrok v digitalizaci.
Ve středních a větších firmách je srdcem podnikání obvykle hlavní systém tzv. ERP systém (Enterprise Resource Planning), kde se spravují všechny informace o zákaznících, zakázkách a dalších důležitých věcech, takové “jedno místo pravdy”. Když se na to podíváme z pohledu státu, ten má takových systémů hned několik, ale ty si mezi sebou neumí jednoduše „povídat“. Nedostatečné propojení těchto systémů vede k duplicitě dat, neefektivním procesům a zbytečným nákladům, které vidíme denně. Vemte si například procesy spojené se založením podnikání, kolik institucí musíte obejít a informovat, tzv. oběhnout.
Problémy také často pramení z toho, že do digitální transformace státu se míchají politické vlivy. Tato transformace je naprosto klíčová pro budoucnost naší země, a proto by měla mít jasně definovaný plán, který naplňují kompetentní odborníci, nikoli političtí ministři. Je důležité, aby digitalizaci vedli lidé s potřebnými znalostmi a zkušenostmi, kteří se mohou soustředit na dlouhodobé cíle bez ohledu na politické změny. Jen tak můžeme dosáhnout skutečně efektivní a funkční digitální státní správy, která bude sloužit potřebám občanů a podporovat rozvoj naší země.
Zároveň jsem přesvědčen, že není potřeba vymýšlet kolo. Stačí se vhodně inspirovat u zahraničních států, které touto cestou již prošly. Můžeme se poučit z jejich zkušeností, vyhnout se chybám, které udělali oni, a využít osvědčené postupy, které u nich fungují. To by nám mohlo výrazně urychlit a usnadnit proces digitalizace a zajistit, že dosáhneme požadovaných výsledků efektivněji.
Co říci závěrem?
Z rozhovoru vyplývá, že digitalizace státní správy je komplexní a náročný proces, který však má potenciál zásadně zlepšit fungování státního aparátu a přinést významné výhody občanům i podnikatelskému prostředí. Digitalizace by neměla být pouhým převodem stávajících procesů do digitální podoby; klíčové je využít ji jako příležitost k celkové změně přístupu k organizaci, efektivitě a transparentnosti státní správy. Aby byla transformace úspěšná a dlouhodobě udržitelná, je nutné, aby probíhala systematicky a koordinovaně napříč jednotlivými ministerstvy a úřady.
